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検索

コンテンツの検索]ツールでは、Content Collectionでユーザーが利用できる莫大な量のコンテンツにアクセスし、グループ化して保存する方法を提供します。また、ユーザーのフォルダツリーやショートカットビューに表示される情報や、ユーザーと共有している情報でContent Collectionメニューからアクセスできない情報にアクセスするための代替方法を提供します。

検索は、次の2つの状況で使用するのに非常に便利なツールです。

  • フォルダツリーに表示されていないファイルまたはフォルダにアクセスする場合。ユーザーのフォルダツリーやショートカットビューに表示されていないファイルまたはフォルダの読み取り権がユーザーに付与された場合、ファイルまたはフォルダの名前、ファイルを作成したユーザーの名前などの検索条件を項目の検索に使用できます。
  • 情報を探している場合。検索を使用して、Content Collectionに保存されている特定のトピックに関連付けられた情報、特定のユーザーによって作成された情報、または特定のメタデータが含まれている情報を検索します。

すぐに検索を行う場合は、Content Collectionメニューの[検索]パネルから行います。少なくとも項目の名前の一部がわかっている場合に非常に便利です。ユーザーは、[基本検索]または[詳細検索]のいずれかのオプションを実行することもできます。検索は、保存して[保存された検索]ページから何度でも繰り返し使用することができます。ユーザーは、ポートフォリオおよびポートフォリオ項目も検索できます。

ポートフォリオに添付されているContent Collection項目は、基本検索または詳細検索中に検索されます。ポートフォリオおよびポートフォリオ項目全体(ようこそページや項目ページなど)は、基本検索または詳細検索を使用して検索することはできません。これらの項目を検索する場合は、ポートフォリオ検索を使用してください。

"スマート"検索

すべての検索はユーザーが保持するファイルまたはフォルダのアクセス権に基づきます。項目に対する読み取り権がない場合は、検索条件に一致する場合でも、検索結果に表示されません。ファイルまたはフォルダに追加のアクセス権がある場合、検索結果から開くとその追加のアクセス権はファイルまたはフォルダに適用されます。

"AND"検索

検索]ページで複数の検索フィールドに基準を入力すると、いわゆる"AND"検索が作成されます。検索結果に返される項目は、ページに入力したすべての条件と一致する必要があります。入力された各条件で、検索を絞り込みます。

検索を実行するには、ページの1つのフィールドのみに条件を入力する必要があります。条件を何も入力しないとシステムのすべてのファイルやフォルダが返されるというわけではありません。

大文字と小文字を区別しない

すべての検索は大文字と小文字を区別しません。小文字か大文字のいずれかを入力しても、検索は小文字と大文字の違いを無視して同じ結果を返します。

検索基準

次の情報は、Content Collectionで検索を実行する場合に役立ちます。

  • ユーザーは検索ページに少なくとも1つの用語を入力する必要があります。何も入力しないとシステムのファイルがすべて返されるというわけではありません。
  • 複数の単語が検索に入力されると、クエリは指定した単語をすべて含んだファイルのみを返します。
  • ワイルドカード検索はファイルコンテンツを検索するときに使用します。たとえば、「search*」が入力されていると、コンテンツに「search」および「searches」がある項目が返されます。部分的な単語検索はこの場合は使用されません。
  • 部分的な単語検索は、ファイル名を検索するときに使用できます。たとえば、「searches」が入力されていると、ファイル名に「search」がある項目が返されます。ワイルドカード検索はこの場合は使用されません。
  • ファイルの拡張子をファイル名またはフォルダ名のボックスに入力すると、その1つの拡張子タイプのすべてのファイルが返されます。たとえば、「.xls」を入力すると、すべてのExcelファイルが返されます。
  • ブラウザの操作バーのオプションまたはキーボードの[Enter]キーを使用するのではなく、[検索]ページおよび[検索結果]ページのボタン([送信]、[戻る]など)を使用してください。Content Collectionのページで提供されるオプション以外のオプションを使用すると、エラーメッセージが表示される場合があります。

ワイルドカード検索、近接検索、およびファジー検索

次の情報は、Content Collectionでワイルドカード検索、近接検索、およびファジー検索を実行する場合に役立ちます。これらの検索のタイプはファイル名ではなくファイルのコンテンツを検索する場合にのみ使用できます。

  • 検索用語の中央または最後にアスタリスク(星印「*」)を使用すると、ワイルドカード検索を実行することができます。ワイルドカードは、1文字が不確定の用語(例:「te*t」、「text」、「test」などを検索する場合)、または複数の文字が不確定の用語(例:「test*」、「testing」、「tested」などを検索する場合)を検索するときに使用します。
  • アスタリスク(星印「*」)は、検索で最初の文字として使用できません。これを行うと、Content Collection内のすべての項目が返されます。
  • ファジー検索は、波型記号「~」を使用して実行できます。たとえば、「roam」と似た綴りの用語を検索するには「roam~」と入力します。
  • 波型記号「~」を使用すると、互いに近接した単語を検索できます。たとえば、文書内で互いの間の語数が10語以内の「test」と「history」を検索するには、"test history"~10を使用します。

ブール検索

次のブール演算子は、Content Collection内で検索するときに使用できます。AND、OR、NOT、"-"、"+"。ブール演算子はすべて大文字で入力する必要があります。括弧は検索で節をグループ化したり、サブクエリを形成するのに使用できます。

  • OR演算子:この演算子は2つの用語をつないで、いずれかの用語が一致する文書を検索します。記号「ll」は、ORの代わりに使用できます。たとえば、「test history」または単に「test」のいずれかを含む文書を検索するには、次のいずれかのクエリを使用します。"test history" ll test"test history" OR test
  • AND演算子:AND演算子は、1つの文書のテキストに両方の用語がある文書を検索します。記号「&&」は、ANDの代わりに使用できます。たとえば、「test history」と「history test」を含む文書を検索するには、次のいずれかのクエリを使用します。"test history" && "history test""test history" AND "history test"
  • NOT演算子:NOT演算子は特定の用語を含む文書を除外します。記号「!」は、NOTの代わりに使用できます。たとえば、「history test」が含まれ、「calculus test」が含まれていない文書を検索するには、次のいずれかのクエリを使用します。“history test” ! “calculus test”“history test” NOT “calculus test”
  • +演算子:この演算子は、「+」記号の後の用語が1つの文書のテキストに含まれていることが必要です。たとえば、「test」が含まれていて「history」も含まれている可能性のある文書を検索するには、次のクエリを使用します。+test history
  • -演算子:この演算子は、指定した用語を含む文書を除外します。たとえば、「history test」が含まれて「history assignment」が含まれない文書を検索するには、次のクエリを使用します。history test – assignment
  • グループ化:括弧を使用して節をグループ化して検索内にサブクエリを形成します。たとえば、「history」または「revolution」のいずれか、および「test」を検索するには、次のクエリを使用します。(history OR revolution) AND test

基本検索

基本検索]では、ユーザーは限られた数の検索条件を使用してContent Collection項目をすぐに検索することができます。ファイル名およびファイルに関連付けられているすべてのメタデータは、自動的に検索に含められます。

基本検索には2つのオプションがあります。

基本検索のオプション
オプション 説明
検索基準
メタデータ、ファイル名、またはフォルダ名
  • ドロップダウンメニューから、[部分一致]を選択して入力された条件を含むすべての項目を検索するか、[完全一致]を選択して入力内容に完全に一致するすべての項目を検索します。
  • テキストを入力してContent Collection内を検索します。このフィールドでは、Content Collectionにロードされたメタデータ、ファイル、およびフォルダの名前が検索されます。
  • 検索されるファイルのタイプは、DOC、XLS、PPT、PDF(暗号化されたpdfファイルを除く)、HTML、HTM、RTF、TXTです。
  • アスタリスク(*)記号は、ユーザーが読み取り権限を持つすべてのファイルおよびフォルダを返す場合に使用することができます(教育機関によって設定された数を上限として)。これは、ワイルドカード検索と呼びます。
  • 単語の部分検索を実行できます(たとえば、「environment」の代わりに「enviro」など、単語全体ではなく単語の一部を入力する)。
  • 検索用語の中央または最後に「*」記号を使用すると、単一文字のワイルドカード検索を実行することができます。これは、「te*t」のように、1文字が不確定な用語を検索するときに使用します。
  • 検索用語の中央または最後に「*」記号を使用すると、複数文字のワイルドカード検索を実行することができます。これは、「test*」のように、複数の文字が不確定な用語を検索するときに使用します。
  • ファジー検索は、波型記号「~」を使用して実行できます。たとえば、「roam」と似た綴りの用語を検索するには、検索フィールドに「roam~」と入力します。
  • 波型記号「~」を使用すると、ユーザーは互いに近接した単語を検索できます。たとえば、文書内で互いの間の語数が10以内の「test」と「history」を検索するには、「"test history"~10」を使用します。
ファイルコンテンツの検索 このチェックボックスをオンにして、ファイル自体のコンテンツ内を検索します。

詳細検索

詳細検索]には基本検索と同じオプションに加え、次のものが含まれています。

  • ファイルコメントの検索
  • より詳細な結果を得るための[追加検索オプション]および[メタデータ]検索
  • 検索の保存]機能では、ユーザーは検索条件を保存して、[保存された検索]ページから1回クリックするだけで検索を再度実行することができます。
  • ファイルコンテンツの検索:ファイルコンテンツの検索は、基本検索の場合と同じ検索オプションです。ファイルに検索フィールドに入力された条件が含まれる場合、ファイルが結果に作成されます。
  • ファイルコメントの検索:ファイルに検索フィールドに入力された検索条件と一致するコメントが含まれている場合は、そのファイルが結果に作成されます。ファイルのコメントを表示するには、コメントが共有されているか(プライベートではなく)、またはユーザーがファイルの管理権を持っている必要があります。

追加検索オプション

追加検索オプションでは、さらに特定の条件で検索結果を絞り込むことができます。他のすべての検索と同じく、入力する各検索条件によって検索が絞り込まれます。

教育機関ではコンテンツの検索を簡単にするためにメタデータを組み合わせて使用することができます。たとえば、ライブラリ管理者が一貫して件名またはユーザー名情報を入力するのにメタデータを使用すれば、受講者は使用してトピックの情報、特定の作成者によるすべての文書、または入力されたその他の条件を検索できます。

配置

目標配置ごとにコンテンツを検索します。[すべて]、[選択したすべての目標]、または[目標の参照]を選択します。

メタデータ

既知のメタデータを用意されたフィールドに入力します。

検索の保存

検索に名前を付けて保存する]ボックスで検索名を入力して検索条件を保存して、[送信]をクリックします。検索は自動的に保存され、[保存された検索]ページからアクセスすることができます。

保存されたファイルの検索

保存された検索]ページでは、再度使用できるように検索を保存します。検索は、[詳細検索]または[ポートフォリオ検索]ページで検索を作成したときに保存するかまたは[検索結果]ページから保存することができます。

保存された検索は、他のContent Managementのユーザーと共有することができます。[保存された検索]ページには、検索ページで実施されたすべての検索が一覧表示されます。検索ページでは、[検索に名前を付けて保存する]ボックスに検索名が入力され、検索が送信されています。ファイル名およびファイルに関連付けられているすべてのメタデータは、自動的に検索に含められます。

定期的に実行する検索を保存すると便利です。

検索の再実行方法

保存した検索の名前をクリックして検索結果を表示します。この検索は、名前が選択されるたびに新たに実行します。検索結果は、検索条件に一致する新しいファイルまたはフォルダが追加されたり、ファイルまたはフォルダが削除されたり、ファイルのアクセス権が変更された場合に変わります。

検索結果に表示される特定のファイルまたはフォルダに継続してアクセスする必要がある場合には、検索結果ページから直接ファイルまたはフォルダにブックマークを付けることをお勧めします。これで、以降は[ブックマーク]からアクセスできます。

検索の編集方法

検索のコンテキストメニューにアクセスし、[編集]を選択して検索条件を変更します。検索が実行されたページが開き、既存の検索条件が入力されます。保存された検索が基本検索の場合は、その条件は[詳細検索]ページに表示され、そこから編集することができます。任意の条件を編集して[送信]をクリックします。

保存された検索の共有方法

保存された検索は、他のContent Managementのユーザーと共有することができます。次の手順で、保存された検索を共有します。

  1. コンテンツの検索]パネルから、[保存された検索]をクリックします。
  2. 保存された検索]ページで、該当する検索の[URLの検索]列のエントリをクリックします。
  3. そのエントリをコピーします。
  4. 新しいブラウザウィンドウを開きます。
  5. コピーしたエントリをアドレスフィールドに貼り付け、[Enter]キーを押します。[コンテンツの検索]ページが表示されます。

検索の削除方法

保存された検索のコンテキストメニューにアクセスし、[削除]を選択します。