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ワークフローモデルの作成

ワークフローモデル

Content Managementのどのユーザーでも、ワークフローモデルを作成し、それを何度でも(インスタンスとして)使用できます。ワークフローモデルは、ワードプロセッサのテンプレートに似ています。モデルのコピーをユーザーに送信すると、インスタンスとして完成します。ワークフローごとに存在するモデルは1つですが、インスタンスは複数存在する可能性があります。

ワークフローモデルは[ワークフローモデルの作成: My Model]ページに含まれています。このページにアクセスするには、次の2つの方法があります。

  • ツールメニューで[ワークフローモデルの作成]リンクをクリックします。
  • コラボレーションスプラッシュページで[ワークフローモデルのデザイン]リンクをクリックします。

ワークフローモデルの作成: My Model]ページには、次の機能があります。

機能
機能 説明
モデルの作成 クリックすると、[ワークフローモデルの作成]ページが開き、新しいモデルを作成することができます。
削除 クリックすると、選択したワークフローを削除することができます。
コピー クリックすると、選択したワークフローをコピーすることができます。
表示モデル 次のオプションから選択して、[移動]をクリックします。
  • すべてのモデル
  • モデル
  • 共有モデル
名前/設計者 特定のワークフローモデルを名前または所有者で検索します。ドロップダウンリストとテキストフィールドを使用して検索条件を細かく指定し、[移動]をクリックして検索を実行します。
名前 モデルの名前。
設計者 モデルを作成したユーザー。
開始 開始]ボタンをクリックすると、ワークフローを開始することができます。

新しいワークフローモデルの作成方法

モデルは、少なくともアクションを1つ持たない限りは完成せず、開始することはできません。

  1. メニュー領域で[コラボレーション]をクリックします。
  2. ワークフローモデルのデザイン]をクリックします。
  3. モデルの作成]をクリックします。
  4. 名前]フィールドでモデルの名前を入力します。
  5. 手順]フィールドに、モデルの説明を入力します。これは、ワークフローを使用する際の手順になります。たとえば、共有ワークフローの場合、このセクションを使用して、他のユーザーがこのワークフローを使用する方法を説明することができます(この手順はオプションです)。
  6. このモデルで使用する[アクションのステータス]の条件を、[実行中]、[承認]、および[未承認]の中から定義します。
  7. 参照]をクリックして、このモデルにコンテンツ項目をリンクします。
  8. 項目のアクセス権を追加します。
  9. 完了したら、[送信]をクリックします。
  10. 新しく作成したワークフローのコンテキストメニューで[構築]を選択します。
  11. マイルストーンの作成]をクリックします。
  12. マイルストーンの名前を入力します。
  13. 説明]フィールドに入力します。
  14. アクションなし]または[マイルストーンに移動]のいずれかをクリックして、ブロックされている場合に繰り返すマイルストーンを決定するマイルストーン番号を選択します。
  15. 参照]をクリックして、このマイルストーンにコンテンツ項目をリンクします。
  16. 項目のアクセス権を追加します。
  17. 別のファイルの追加]をクリックして、このマイルストーンに別のコンテンツ項目を追加します。
  18. 送信してアクションを追加]をクリックして、このマイルストーンにアクションを追加するか、[送信して終了]を選択して[モデルデザイン]ページに戻ります。

ワークフローモデルの編集方法

所有者は、作成したワークフローモデルを編集することができます。変更内容は、元のモデルと、そのワークフローモデルが使用されているすべての共有インスタンスに反映されます。ワークフローの既存のインスタンスには変更内容は反映されません。

実行中のワークフローモデルも、停止すれば編集できます。停止した後は、所有者は、まだ開始されていないマイルストーンおよび関連するアクションを編集することができます。

  1. ワークフローモデルのデザイン]をクリックします。
  2. 該当するモデルのコンテキストメニューで[編集]、[構築]、または[共有]を選択します。
オプション
オプション 説明
編集 このリンクをクリックすると[編集]ページが開きます。ここで、モデルの名前、説明、ステータスラベルを編集できます。
構築 このリンクをクリックすると[モデルデザイン]ページが開きます。マイルストーンとアクションを追加または削除できます。
共有 このリンクをクリックすると[ワークフローモデルの共有]ページが開きます。ここにはモデル共有の設定があります。

ワークフローモデルのコピー方法

Content Managementのユーザーは、自分が作成したワークフローモデル、または共有しているワークフローモデルをコピーすることができます。これは、ワークフローをすばやく開始するもう1つの方法です。ワークフローモデルをコピーしたら、必要に応じて編集できます。

共有ワークフローモデルをコピーした場合、コピーしたユーザーが所有者になります。つまり、元のワークフローモデルがシステムから削除されたり共有解除されたりしても、ユーザーはコピーしたモデルを編集して再利用することができます。

  1. ワークフローモデルの作成: My Model]ページに含まれています。
  2. コピーするワークフローモデルを選択します。
  3. コピー]をクリックします。ワークフローモデルのコピーがリストに表示されます。

マイルストーン

ワークフローは、1つまたは複数のアクションを含むマイルストーンで構成されています。マイルストーンでは、論理的な方法で複数のアクションをまとめてグループ化することで複合ワークフローを構成しています。マイルストーンを追加できるのは、ワークフローの所有者に限られます。

マイルストーンの追加方法

次のように設定します。

  1. ワークフローモデルの作成: My Model]ページで、ワークフローのコンテキストメニューの[構築]を選択します。
  2. マイルストーンの作成]をクリックします。
  3. 名前]を入力します。
  4. 説明]フィールドに、マイルストーンの説明を入力します。
  5. アクションなし]または[マイルストーンに移動]のいずれかをクリックして、ブロックされている場合に繰り返すマイルストーンを決定するマイルストーン番号を選択します。
    • アクションなし]がデフォルトです。マイルストーンは続行されます。このアクションが失敗しているため、ワークフローはこのマイルストーンより先に進むことはできませんが、マイルストーン内の他のアクションは完了できます。
    • マイルストーンに移動]は、このマイルストーンが失敗した場合、指定されたマイルストーンにワークフローを強制的に戻します。このマイルストーンが失敗すると、これ以降のステータスはすべて[待機中]に戻ります。コメントと履歴情報はすべてそのまま残ります。
  6. 参照]をクリックして、このマイルストーンにコンテンツ項目をリンクします。この手順を繰り返してマイルストーンに別のコンテンツ項目を追加します。
  7. 項目にアクセス権を追加します。
  8. 送信してアクションを追加]をクリックして、このマイルストーンにアクションを追加するか、[送信して終了]を選択して[モデルデザイン]ページに戻ります。

アクション

アクションとはワークフローを構成する個々のタスクのことで、ワークフローマイルストーンの中にあります。アクションとは、ユーザーにタスクを割り当てる方法のことで、単一のユーザーあるいは単一のグループに割り当てることができます。ワークフロー設計者は、設計時または実行時にアクションをワークフローモデルに追加することができます。ただし、まだ開始されていないマイルストーンにアクションを追加することが条件です。

モデルは、少なくともアクションを1つ持たない限りは完成せず、開始することはできません。

[アクションの追加]ページへのアクセス方法

アクションの追加]ページには次の方法でアクセスします。

  • ワークフローの作成処理中にマイルストーンを追加した後、[送信してアクションを追加]をクリックします。
  • 該当するワークフローのコンテキストメニューから[構築]を選択します。ワークフローモデルは[ワークフローモデルの作成:My Model]ページに含まれています。該当するマイルストーンの[アクションの作成]をクリックします。

アクションの追加方法

ワークフローまたはマイルストーンレベルで文書がワークフローにリンクされている場合は、文書はワークフローの開始時に[ワークフローの開始]ページのアクションレベルに表示されます。

  1. 名前]フィールドに名前を入力します。
  2. 説明]フィールドに、アクションの説明を入力します。
  3. はい]または[いいえ]オプションのいずれかをクリックして、このアクションが必要かどうかを指定します。
  4. 特定の日付]オプションをクリックして締め切りを指定します。この締め切りの正確な日時を指定するには、日付フィールドと時間フィールドを使用します。締め切りが必要ない場合は、[なし]オプションをクリックします。
  5. 参照]をクリックして、このアクションにユーザーを割り当てます。
  6. 参照]をクリックして、このアクションに関連付けるコースを選択します。
  7. 次のいずれかの方法で、このアクションをこのコースの特定のメンバに割り当てます。
    • すべてのコースメンバ]オプションをクリックして、すべてのコースメンバにアクションを割り当てます。
    • 選択した担当]オプションをクリックして、次から担当を選択します。受講者、ゲスト、ティーチングアシスタント、インストラクタ、コース作成者、および採点者。
  8. アクションの承認方法として、割り当て者のいずれか、または全員を指定します。
    • どの割り当て者が承認してもよい]オプションをクリックするか、
    • すべての割り当て者が承認する必要がある]オプションをクリックします。
  9. 参照]をクリックして、このアクションにコンテンツ項目をリンクします。
  10. 送信]をクリックしてアクションを完了し、[モデルデザイン]ページに戻ります。

アクセス権

ワークフロー項目へのアクセス権は、マイルストーン開始時に関係するユーザーに付与され、マイルストーンの終了時またはワークフローが停止された場合に削除されます。ワークフローのアクセス権は項目の[アクセス権]ページに表示されます。アクセス権は項目をモデルに追加すると選択することができ、また、インスタンス内で編集することができます。

アクセス権は、ワークフロー内で次のように機能します。

  • 項目へのアクセス権は、ワークフローが、アクションが存在するマイルストーンに入ると自動的に付与されます。
  • 項目へのアクセス権は、ワークフローが、アクションが存在するマイルストーンから出ると自動的に削除されます。
  • 項目へのアクセス権は、ワークフローが停止すると削除されます。
  • その後、項目へのアクセス権は、ワークフローが(停止後に)再開すると付与されます。

項目に対するアクセス権が追加されていない場合、ワークフローを送信すると、項目に対するアクセス権がないことを通知し、処理を続行するかどうかを尋ねる警告が表示されます。

  1. ワークフローモデルの追加]ページで[参照]をクリックしてモデルに項目を追加します。
  2. 対応するチェックボックスをオンにして、次のアクセス権の一部またはすべてを選択します。
  3. アクセス権
    アクセス権 説明
    読み取り この項目の読み取りまたは表示を許可します。
    書き込み この項目の編集を許可します。
    削除 ワークフローからこの項目の削除を許可します。
    管理 項目のアクセス権の管理を許可します。
  4. 完了したら、[送信]をクリックします。

ワークフローを完了するために、ワークフローに関連付けられた項目のアクセス権を拡大することができます。アクセス権の拡大は、マイルストーンおよびワークフローが完了した後も有効です。

ワークフロー項目のアクセス権の拡大方法

  1. ワークフロー内のマイルストーンで、[アクセス権の展開]をクリックします。
  2. 参照]をクリックして、項目へのアクセス権を拡大する必要のあるユーザーの名前を選択します。
  3. 参照]をクリックして、Content Collectionの項目をリンクさせます。
  4. 項目にアクセス権を追加します。
  5. 送信]をクリックします。